28 November 1928 - 238 De heer Doorman uit een woord van hulde aan den Secretaris voor het ingediende rapporthet betreurt Spreker dat er zoo weinig ti.jd was om van dit onderwerp voldoende studie te maken. Spreker heeft echter nog eens eenige inlichtingen kunnen in winnen» De Secretaris verwijst in zijn rapport wel naar de ver schillende inlichtingen die hij van andere secretarissen ont vangen heeft, en die gunstig zijn, maar Spreker heeft omtrent de registratuur een artikel gelezen in het blad "De ite gis trator" onder redactie van de heeren v.d.Boom en Veber.Spreker meent dat het door den Secretaris voorgestelde stelsel oorspronkelijk is uitgewerkt door den heer Zaalberg en verder is uitgewerkt door de ereeniging van Nederlandsche Gemeenten. Spreker leest enkele passages uit dit artikel voor, waaruit valt af te leiden, dat het decimale stelsel voor kleinere gemeenten niet noodzake lijk is. Spreker meent dan ook dat met een eenvoudiger systeem hetzelfde bereikt kan worden. De omwerking in het decimale kader acht Spreker bijzaak. Spreker heeft eens onderzocht welk systeem thans op de secretarie wordt toegepast. Hem is gebleken dat de verdeeling en onderverdealing met nummers plaats heeft, na.genoeg gelijk aan het decimale stelsel. Spreker, die vraagt of er wel reden is om het tegenwoordige systeem te verlaten, heeft ook in Baarn een onderzoek ingesteld. Daar heeft men ook ongeveer hetzelfde systeem als in Soest. In Baarn is alles goed in orde, zoodat zulks hier ook het geval kan zijn. Spreker vraagt of er wol redenen zijn ori over te gaan tot invoering van het decimale stelsel, Er mogen reeds 155 gemeenten aangesloten zijn, doch er zijn 1100 gemeenten, zoodat het stelsel nog lang niet algemeen is, Y/as het een algemeen systeem, dus werd het ook toegepast bij andere overheidslichamen, als Prov.Staten enz.dan zouden er wellicht voordeelen aan verbonden zijn. Spreker meent dat het tegenwoordige stelsel wel gehandhaafd kan worden, daar dan daar naast de methode toegepast kan worden, die de Secretaris voor het decimale stelsel voorschrijft. Met een dossier-en kaarten- stelsel zal men een heel eind komen. Spreker noemt hierbij het kaartenstelsel in Baarn. Men heeft dit kaartenstelsel in een doos, die een beperkte ruimte inneemt, Als men een onderwerp wil opzoeken, dat in den Baad behandeld is, kijkt men even in die doos, en in een oogwenk heeft men de verlangde gegevens.Spreker ziet niet in waarom hetzelfde systeem hier niet toe te passen zou zijn, ITu is er volgens Spreker nog een bezwaar, n.l.de cen tralisatie. Alles komt dan op één bureau, terwijl nu elke af- deeling hare stukken heeft, hetgeen bij het zoeken vele voor deel en hocio.Spreker heeft hieromtrent met de ambtenaren gespro ken. Er waren ambtenaren die het bezwaar van een centralisatie niet voelden, maar er waren ook ambtenaren die zich toch wel eenigszins konden indenken dat een centralisatie van stukken eenig bezwaar zou veroorzaken. Spreker acht centralisatie met alle onkosten niet noodig. en zou dan ook een archiefverdeeling met kaartsysteem willen invoeren, temeer daar er geen moeilijkheden zijn om het systeem aan te leeren. Voorts heeft Spreker vernomen dat op het oude archief van voor 1920 geen index is, doch er zijn veel stuk ken die voor vernietiging vatbaar zijn, zoodat het niet noodig is alles te registreeren. Verder zijn er veel stukken, die men nim mer of weinig noodig zal hebben. Spreker zou dan willen aanraden, om de oude onderwerpen, die eens opgezocht mochten worden, samen te voegen en op kaartsysteem te brengen. Spreker zegt tegen het voorstel van B, en XI. te zijn, en zou gaarne zien dat een proef werd genomen met een kaartsysteem en dossierstelsel

Historische kranten - Archief Eemland

Notulen Raad Soest | 1928 | | pagina 512