28 November 1928 -
238
De heer Doorman uit een woord van hulde aan den Secretaris
voor het ingediende rapporthet betreurt Spreker dat er zoo
weinig ti.jd was om van dit onderwerp voldoende studie te maken.
Spreker heeft echter nog eens eenige inlichtingen kunnen in
winnen» De Secretaris verwijst in zijn rapport wel naar de ver
schillende inlichtingen die hij van andere secretarissen ont
vangen heeft, en die gunstig zijn, maar Spreker heeft omtrent de
registratuur een artikel gelezen in het blad "De ite gis trator"
onder redactie van de heeren v.d.Boom en Veber.Spreker meent
dat het door den Secretaris voorgestelde stelsel oorspronkelijk
is uitgewerkt door den heer Zaalberg en verder is uitgewerkt
door de ereeniging van Nederlandsche Gemeenten. Spreker leest
enkele passages uit dit artikel voor, waaruit valt af te leiden,
dat het decimale stelsel voor kleinere gemeenten niet noodzake
lijk is. Spreker meent dan ook dat met een eenvoudiger systeem
hetzelfde bereikt kan worden. De omwerking in het decimale kader
acht Spreker bijzaak. Spreker heeft eens onderzocht welk systeem
thans op de secretarie wordt toegepast. Hem is gebleken dat de
verdeeling en onderverdealing met nummers plaats heeft, na.genoeg
gelijk aan het decimale stelsel. Spreker, die vraagt of er wel
reden is om het tegenwoordige systeem te verlaten, heeft ook
in Baarn een onderzoek ingesteld. Daar heeft men ook ongeveer
hetzelfde systeem als in Soest. In Baarn is alles goed in orde,
zoodat zulks hier ook het geval kan zijn. Spreker vraagt of er
wol redenen zijn ori over te gaan tot invoering van het decimale
stelsel, Er mogen reeds 155 gemeenten aangesloten zijn, doch er
zijn 1100 gemeenten, zoodat het stelsel nog lang niet algemeen is,
Y/as het een algemeen systeem, dus werd het ook toegepast bij
andere overheidslichamen, als Prov.Staten enz.dan zouden er
wellicht voordeelen aan verbonden zijn. Spreker meent dat het
tegenwoordige stelsel wel gehandhaafd kan worden, daar dan daar
naast de methode toegepast kan worden, die de Secretaris voor
het decimale stelsel voorschrijft. Met een dossier-en kaarten-
stelsel zal men een heel eind komen. Spreker noemt hierbij het
kaartenstelsel in Baarn. Men heeft dit kaartenstelsel in een
doos, die een beperkte ruimte inneemt, Als men een onderwerp wil
opzoeken, dat in den Baad behandeld is, kijkt men even in die
doos, en in een oogwenk heeft men de verlangde gegevens.Spreker
ziet niet in waarom hetzelfde systeem hier niet toe te passen
zou zijn, ITu is er volgens Spreker nog een bezwaar, n.l.de cen
tralisatie. Alles komt dan op één bureau, terwijl nu elke af-
deeling hare stukken heeft, hetgeen bij het zoeken vele voor
deel en hocio.Spreker heeft hieromtrent met de ambtenaren gespro
ken. Er waren ambtenaren die het bezwaar van een centralisatie niet
voelden, maar er waren ook ambtenaren die zich toch wel eenigszins
konden indenken dat een centralisatie van stukken eenig bezwaar
zou veroorzaken. Spreker acht centralisatie met alle onkosten
niet noodig. en zou dan ook een archiefverdeeling met kaartsysteem
willen invoeren, temeer daar er geen moeilijkheden zijn om het
systeem aan te leeren. Voorts heeft Spreker vernomen dat op het
oude archief van voor 1920 geen index is, doch er zijn veel stuk
ken die voor vernietiging vatbaar zijn, zoodat het niet noodig is
alles te registreeren. Verder zijn er veel stukken, die men nim
mer of weinig noodig zal hebben. Spreker zou dan willen aanraden,
om de oude onderwerpen, die eens opgezocht mochten worden, samen
te voegen en op kaartsysteem te brengen. Spreker zegt tegen het
voorstel van B, en XI. te zijn, en zou gaarne zien dat een proef
werd genomen met een kaartsysteem en dossierstelsel